la Ville de Strasbourg recrute un assistant de direction pour le Conservatoire [H/F]

Recrutement statutaire ou à défaut par voie contractuelle. Modalités
Collaborateur-trice direct-e du directeur du Conservatoire, l’assistant-e de direction est chargé-e d’assurer son secrétariat et de l’assister dans la gestion administrative de l’établissement.

Description des missions, activités

Activités principales

  • Assurer le secrétariat de direction de l’établissement et plus particulièrement celui du directeur et de la directrice adjointe : rédaction de courriers, de notes diverses, de comptes-rendus et rapports.
  • Gérer le courrier : tri, enregistrement, diffusion, fax.
  • Assurer la transmission d’informations administratives générales au sein de la direction.
  • Gérer l’agenda du directeur, de la directrice adjointe et de la directrice des études.
  • Organiser les réunions et préparer les dossiers.
  • Assurer la saisie, l’enregistrement et le suivi des délibérations.
  • Etre le référent «moyens généraux» et «marchés voyages et déplacements».
  • Participer à l’enregistrement des dossiers d’inscriptions en liaison avec le service scolarité et finances et logistiques.
  • Assurer les affiliations des étudiants à la sécurité sociale.
  • Constituer les jurys des examens et des concours d’entrée, organiser leur accueil en lien avec le gestionnaire de scolarité.
  • Coordonner et organiser les concours d’entrée.
  • Assurer l’organisation administrative et logistique du prix Boëllmann Gigout.
  • Participer à l’accueil des délégations étrangères et à l’organisation des colloques et événements exceptionnels.
  • Assurer le classement et l’archivage.

Activités secondaires :

  • Assurer l’accueil téléphonique et physique de l’administration en cas de besoin.
  • Remplacer ses collègues en cas de besoin.

Profil

  • BTS assistant de direction.
  • Expérience dans le domaine du secrétariat et expertise des techniques de secrétariat.
  • Expertise des outils bureautiques (Word, Excel, Elise, Airs-délib et des NTIC).
  • Connaissance des règles administratives et des circuits de communication.
  • Connaissance du fonctionnement pédagogique du Conservatoire.
  • Grande faculté d’adaptation et polyvalence des tâches à assumer.
  • Sens de l’organisation, rigueur et méthode.
  • Aisance rédactionnelle, rigueur, organisation et autonomie.
  • Qualités relationnelles, discrétion, diplomatie.
  • Maîtrise de l’anglais exigé, d’une autre langue appréciée.
  • Bonne présentation.

Condition de travail et Environnement

  • Disponibilité requise à titre ponctuel en fonction de l’organisation d’évènements en soirée, le week-end.
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