L’UNIVERSITÉ DE STRASBOURG recrute un chargé de communication évènementiel [F/H]

Missions

Les missions du poste sont de :

  • Concevoir et réaliser les événements institutionnels et protocolaires de l’Université de Strasbourg
  • Assurer un rôle de conseil en la matière
  • Assurer le pilotage de l’activité événementielle du service

Activités

Activités principales

Conception événementielle :

  • Concevoir des plans de communication événementiels répondant aux objectifs de communication de l’établissement : définir les objectifs, les cibles, les messages et construire une « fiche événement »
  • Proposer des déroulés d’événements répondant à ces objectifs
  • Conseiller les commanditaires en matière d’ingénierie ou de logistique événementielle

Organisation événementielle

  • Définir les besoins pour chaque événement : matériels, techniques, logistiques, financiers,
    humains…
  • En déduire un rétro-planning puis veiller à son bon respect
  • En déduire des cahiers des charges de prestations et solliciter des devis auprès des prestataires internes ou externes
  • Veiller à la bonne réalisation des différentes prestations et à leur suivi financier
  • Créer des invitations en ligne et suivre les inscriptions
  • Faire le lien avec les services de communication des partenaires impliqués dans les événements
  • Assurer l’organisation matérielle, logistique humaines et festive des manifestations, en lien avec le cabinet de la présidence de l’université
  • Coordonner les différents acteurs de l’événement en veillant au respect du périmètre de chacun
  • Assurer le suivi budgétaire des événements
  • Suivre la conception et assurer la diffusion des documents ou supports de communication associés aux événements
  • Vérifier la conformité des prestations le jour J et veiller au bon déroulement de l’événement
  • Evaluer quantitativement et qualitativement les événements réalisés, rédiger des bilans

Pilotage de l’activité événementielle

  • Participer à la conception d’une stratégie événementielle pour l’établissement
  • Proposer une planification annuelle des événements
  • Gérer le circuit de prise en charge des demandes, les processus de travail et les procédures liés à l’organisation des événements institutionnels ou protocolaires
  • Assurer le reporting sur l’activité événementielle auprès du/de la responsable du pôle et de la
    direction du service et alerter le cas échéant
  • Gérer les budgets associés à chaque événement (pas de budget global pour l’instant)
  • Proposer des indicateurs pertinents d’évaluation

Réalisation d’outils de communication

  • Proposer, concevoir et assurer la réalisation de supports de communication on-line et off-line liés aux événements (en particulier : vidéos, invitations, programmes, flyers…) en lien avec les commanditaires et les prestataires internes et externes
  • Suivre la réalisation de ces outils, de la commande (rédaction de brief, de script vidéo…) à la mise en œuvre opérationnelle (suivi de tournage, modifications des supports événementiels…)
  • Rédiger et adapter les différents contenus, assurer leur cohérence, suivre les plannings et les budgets
  • Proposer et mettre en œuvre des outils d’évaluation des actions mises en œuvre

Pilotage de la gamme d’objets promotionnels

  • Ajuster la gamme d’objets proposés dans la boutique de l’Université de Strasbourg
    • Analyser les besoins, définir les objectifs d’image et s’informer des tendances pour proposer
      une gamme d’objets promotionnels pertinente
    • Suivre la réalisation des objets (proposition des messages, design) et le contrôle de leur qualité en lien avec les prestataires
  • Proposer des objets spécifiques à certains événements en phase avec les objectifs de communication, le budget et les délais et assurer le suivi de leur réalisation

Activités associées

  • Participer à la structuration du pôle, à son animation, formuler des avis ou des préconisations sur les dossiers en cours
  • Réaliser ou sous-traiter et assurer le suivi de réalisation de supports de communication en lien avec l’activité événementielle ou tout autre dossier du pôle projets
  • Répondre aux demandes d’information écrites ou orales
  • Gérer une base de données de contacts
  • Faire de la veille sur les innovations en matière événementielle
  • Gérer, diffuser et archiver les informations électroniques ou imprimées

Compétences

a) Savoir sur l’environnement professionnel

  • Connaissance générale des sciences de l’information et de la communication
  • L’environnement de la recherche et de l’enseignement
  • L’organisation et le fonctionnement des établissements publics
  • Les missions et les priorités de l’Université de Strasbourg
  • Les règles déontologiques, éthiques, juridiques de la profession (copyright, droit d’auteur)

b) Savoir-faire opérationnel

  • Rechercher des partenaires techniques ou financiers
  • Hiérarchiser les priorités
  • Utiliser les outils de publication (PAO) et logiciels appropriés en traitement de texte et d’images
  • Analyser les attentes des utilisateurs
  • Travailler en équipe avec les services demandeurs
  • Entretenir des relations de partenariats internes et externes
  • Répondre avec réactivité aux sollicitations urgentes en matière de communication
  • Savoir respecter et faire respecter les délais propres à un projet
  • Organiser tous les aspects logistiques et techniques, prévoir les timings adaptés

c) Savoir-faire comportemental

  • Sens de l’organisation
  • Sens du travail en équipe
  • Réactivité
  • Disponibilité
  • Diplomatie
  • Capacité d’écoute et d’analyse
  • Qualités relationnelles
  • Rigueur dans la conduite de projet
  • Capacité d’adaptation à la demande et à l’imprévu

Environnement et contexte de travail

Descriptif du service

  • Nom du service : Service de la communication
  • Nombre d’agents du service : 19
  • Nombre d’agents à encadrer : néant, à l’exception de vacataires étudiants lors d’événements (missions
    ponctuelles)
  • Lieu d’exercice : Institut de physique, 3-5 rue de l’Université à Strasbourg

Relations hiérarchiques

Sous l’autorité hiérarchique du/de la responsable du pôle Projets

Relations fonctionnelles

  • Forte relation fonctionnelle avec le Cabinet de la présidence
  • Relation fonctionnelle et hiérarchique avec la direction du service
  • Collègues du pôle projets du service de la communication
  • Collègues du pôle médias du service de la communication
  • Attaché de presse du service
  • Interaction avec services, composantes et laboratoires de l’université
  • Prestataires internes et externes
  • Etablissements partenaires

Contraintes particulières

Disponibilité : horaires variables en fonction des événements

CDD 12 mois – poste à pourvoir le 8 novembre 2021

Identification du poste Catégorie : A
Service : Service de la communication

Contact(s) pour renseignements sur le poste :
Lucie GONIN
Tel : 03 68 85 13 96 ; mail : lucie.gonin@unistra.fr
Le poste se situe au sein du pôle Projets du Service de la communication.

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