Appel à projets : participation au défilé de Carnaval 2023 de la Ville de Strasbourg

CONTEXTE

Après une édition annulée suite à un météo capricieuse (2019), deux défilés annulés lié à l’arrivée du COVID-19 (2021 et 2021) et une édition contrainte dû à la crise sanitaire (2022), le Carnaval sera proposé en 2023 par la Ville de Strasbourg sous la forme d’une cavalcade. Celle-ci aura lieu le dimanche 26 mars 2023. Les structures locales peuvent faire acte de candidature afin d’intégrer la grande cavalcade organisée en centre-ville.

ENJEUX & OBJECTIFS

Le carnaval de Strasbourg est un moment attendu de tous, car il s’agit de la sortie de l’hiver, du retour des beaux jours et surtout de moments de partages, de retrouvailles sur l’espace public. Le temps d’un dimanche, les rues de la Ville de Strasbourg se parent de couleurs festives grâce à des groupes costumés et de musiques entrainantes qui font rêver petits et grands enfants.

Pour cette nouvelle édition, la Ville de Strasbourg souhaite faire de cette cavalcade un moment familial et festif sous la forme d’une déambulation colorée et rythmée.

Les objectifs de cette édition sont :

Générer un moment collectif festif ;
Susciter l’imaginaire ;
Créer de l’émotion ;
Faire participer les strasbourgeois au défilé.

NATURE DES PROPOSITIONS ATTENDUES

Le cortège proposera une dynamique entrainante autour d’objets roulants ou volants, personnages costumés à pied et musiques entrainantes. C’est pourquoi, nous attendons des propositions visuelles et colorées qui suscitent la curiosité, l’émerveillement, et jouent avec le public pour faire de ce rendez-vous un moment de fête et partage, tout en y développant l’imaginaire, la rêverie et l’humour.

Les candidats sont invités à proposer des animations festives s’adressant au plus grand nombre, et particulièrement au public familial.

La proposition générale pourra comprendre :

Tout ce qui roule de manière non motorisé (par exemple vélo).
Tout ce qui donne du rythme en musique (sonorisation autonome à la charge de l’association). 
Tout objet aérien ou volant qui prend de la hauteur.
Tout ce qui rentre dans la thématique « Joyeusetés, tournicotis et confettis ». Nous privilégierons les actions proposant une interaction avec le public, sous toutes ses formes, pour permettre au public de voyager dans un monde imaginaire le temps d’un aprèsmidi.

MODALITES PRATIQUES

Date, lieu et heures

Le défilé du Carnaval 2022 se déroulera le 26 mars 2022 de 14h11 à 18h et passera par plusieurs rues du centre-ville (environ 2km). Parcours prévisionnel en attente de validation

DOSSIER DE CANDIDATURE

La réponse à cet appel à projet se fait uniquement par retour d’un dossier de présentation qui devra être envoyé à la collectivité au format électronique (PDF) et en langue française, comprenant :

Le dossier de demande de participation au Carnaval de Strasbourg complété et accompagné de la fiche-projet ;
Le descriptif détaillé avec visuels, nombre de participants et conditions techniques de réalisation pour s’assurer de la solidité et de la conformité des projets d’engins roulants ou volants, qui devront être soumis à contrôle au Service Evènements avant d’être autorisés à circuler sur l’espace public ;
Tout document promotionnel ou programme présentant votre structure
Un budget annuel 2023 détaillé de l’association ;
Un budget prévisionnel de l’opération ;
Dans le cas où le porteur est une association, la copie des statuts du certificat d’inscription au tribunal judiciaire ;
Une attestation d’assurance responsabilité civile ;
La liste des partenaires associatifs ou autres avec lesquels le porteur de projet souhaiterait présenter son projet et réaliser la prestation ;
Tout document que le candidat jugera utile pour la bonne compréhension du projet.

Engagements de la Ville

La Ville de Strasbourg prend à sa charge la fourniture ainsi que, le cas échéant, le montage/démontage des éléments suivants :

La prise charge des frais engagés pour la participation à l’évènement;
Les repas du dimanche 26 mars à midi pour les participants ;
Le gardiennage ;
Un dispositif de sureté : périmètre de barrière Vauban ;
La mise en place d’une campagne de communication via le service Communication de la Ville ;
La prise en charge des droits d’auteur. A fins de déclaration et de règlement le porteur du projet joindra au dossier d’organisation le programme des œuvres interprétées ou diffusées pendant la journée

Engagements du porteur de projet

Les prestations comprennent la mise en œuvre et la production du projet ainsi que les actions suivantes :

Le personnel nécessaire et suffisant à l’organisation des moyens mis à disposition, et leurs mises en œuvres ;
La participation aux réunions de coordination et de mise au point avec le service référent de la Ville ;
Les assurances adéquates.

Calendrier de l’appel à projet : La Ville de Strasbourg a le souci d’assurer la transparence et l’équité tout au long de ce présent appel à projets. Celui-ci se déroule en 3 étapes :

1 ère étape : publication et diffusion de l’appel à projets en vue d’un dépôt des offres jusqu’au 03/02/2023 à 12h00 (Heure de Paris) par mail en précisant en objet : « APPEL À PROJETS – Programmation Carnaval 2023 » à : vanessa.baltzer@strasbourg.eu
2 ème étape : sélection des animations par la Ville de Strasbourg sur la base de l’ensemble des critères cité et sur la bonne cohérence du cortège le vendredi 10 février 2022.
3 ème étape : contractualisation par la conclusion d’une convention, via la signature du devis fourni, avec les prestataires dont l’offre aura été retenue. Le paiement de la prestation aura lieu après la réalisation de celle-ci, sur la base d’une facture, saisie dans le logiciel Chorus Pro.

Sécurité / Situation sanitaire

Les prestataires s’engagent à instruire les personnels, placés sous leur autorité et travaillant sur site, des précautions à prendre pour assurer leur propre sécurité et celle des autres personnes présentes ; à cet effet, les informations et instructions leur seront données en ce qui concerne notamment les conditions de circulation et les dispositions à prendre en cas d’accident et de sinistre.

ANNULATION

Si l’annulation intervient jusqu’à 48h avant le début de la manifestation (soit avant le 24 mars à 14h11), la collectivité s’engage à rembourser les frais réellement engagés par les candidats retenus, sur présentation de justificatifs.

Si l’annulation intervient moins de 48h avant la manifestation la totalité des sommes de la prestation sera versée au prestataire.

Toute annulation sera notifiée par écrit.

Le dossier est à transmettre avant 03/02/2022 à 12h00 (Heure de Paris) par mail en précisant en objet : « APPEL À PROJETS – Programmation Carnaval 2023 » à : vanessa.baltzer@strasbourg.eu Les questions relatives à l’appel à projet sont à envoyer par mail à : vanessa.baltzer@strasbourg.eu