le TAPS [Théâtre Actuel et Public de Strasbourg] recrute un secrétaire assistant [H/F]

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Théâtre de la Ville de Strasbourg rattaché à la Direction de la Culture, le TAPS (Théâtre actuel et public de Strasbourg) propose une programmation tournée vers la création et l’écriture contemporaine et se décline dans deux théâtres, le TAPS Scala et son caveau, et le TAPS Laiterie. Il offre un large panorama du théâtre actuel et entretient un rapport chaleureux avec ses divers publics.

Au sein de l’équipe du TAPS, vous assistez le chef de service en termes d’organisation personnelle, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Par ailleurs, vous assurez la coordination des activités du secrétariat du service, assistez la chargée de communication dans la préparation de documents de communication et la gestion des fichiers, assistez la responsable administrative et financière dans des opérations liées à la comptabilité et contribuez à la gestion des ressources humaines du service pour la Direction de la Culture.

Missions

Activités principales

En collaboration avec le chef de service

  • Assurer le suivi des projets (suivi de la planification, préparation des étapes et des dossiers).
  • Gérer l’agenda du chef de service en tenant compte des contraintes et des priorités.
  • Réaliser des outils statistiques d’aide à la réflexion, à l’orientation et à la décision.

En collaboration avec la chargée de communication

  • Préparer les documents nécessaires à l’élaboration et à l’envoi de la plaquette de saison.
  • Suivre et mettre à jour les fichiers de contacts.
  • Assurer le suivi et l’envoi des annonces «presse» aux médias.

En collaboration avec la responsable administrative et financière

  • Venir en appui administratif pour les documents comptables, les marchés publics et les contrats d’embauche.

En gestion des ressources humaines

  • Suivre les documents liés à la gestion des ressources humaines.
  • Contrôler et saisir les éléments de gestion RH.
  • Assurer la gestion administrative des conventions de stage, contrats d’apprentissage, recrutements, renouvellements de contrats, conventions d’immersion d’agents-es en reclassement, du plan de formation, en lien avec la Direction de la Culture et le service Emploi et développement des compétences.
  • Suivre les différentes enveloppes budgétaires : contrats de travail non permanents (ATA, AMA), heures supplémentaires, vacations.

En secrétariat

  • Assurer l’accueil physique, téléphonique et le traitement des demandes.
  • Gérer la réception, le traitement et la diffusion d’informations.
  • Rédiger et mettre en forme des documents bureautiques.
  • Organiser et planifier les réunions.
  • Suivre les commandes de fournitures et les abonnements aux journaux et périodiques.

Activités secondaires

  • Effectuer la revue de presse.
  • Administrer la boîte aux lettres mail du service
  • Partager l’intérim du gestionnaire de la Fabrique de théâtre en cas d’absence de ce dernier
  • Prendre les rendez-vous pour les abonnements pendant la période estivale.
  • Réserver les invitations aux spectacles dans le logiciel de billetterie (Rodrigue).
  • Assurer, ponctuellement, l’accueil téléphonique de la billetterie.
  • Effectuer l’archivage.

Profil

  • CAP à Bac en gestion administrative.
  • Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques (Word, Exel, powerpoint).
  • Maîtrise du fonctionnement d’intranet et d’Internet.
  • Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité, des circuits et des procédures administratives.
  • Connaissances en gestion des ressources humaines et du statut de la fonction publique territoriale.
  • Capacité à rédiger des comptes-rendus, courriers ou notes internes.
  • Capacité à traiter des données (statistiques).
  • Aptitude à utiliser des logiciels spécifiques (Civi-RH, OGST, Sibelius, Airdélib, Inser, etc…).
  • Capacité à prioriser les tâches et à appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre.
  • Polyvalence, autonomie et capacité à prendre des initiatives.
  • Capacité à s’adapter à des interlocuteurs-trices différents-es.
  • Sens du travail en équipe.
  • Goût et ouverture au milieu culturel et artistique.

Condition de travail et Environnement

Les bureaux de l’administration du TAPS se situent au 10 rue du Hohwald.

Avantages liés au poste :

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

N° annonce : E0795613706
Direction : Direction de la culture
Service : TAPS
Grade : adjoint administratif principal de 2ème classe à rédacteur
Date limite de dépôt des candidatures : 01/11/2020

Fonctionnaire ou à défaut contractuel de droit public (CDD d’un an).

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