L’Institut national de l’audiovisuel recherche un.e Assistant.e pour un CDD d’une durée de 6 mois, rattaché(e) à la Direction Développement, Marketing & Communication.
EPIC créé en 1975, l’INA, entreprise publique audiovisuelle et numérique, collecte, sauvegarde et transmet le patrimoine de la radio et de la télévision française. Premier centre d’archives numérisées au monde avec plus de 3 millions et demi d’heures de télévision et de radio auxquelles s’ajoutent chaque année 800 000 heures au titre du dépôt légal, l’INA compte environ 1 000 salariés.
Dans une démarche d’innovation tournée vers les usages, l’INA valorise ses contenus pour les partager avec le plus grand nombre : sur ina.fr et madelen.ina.fr pour le grand public, sur inamediapro.com et mediaclip.ina.fr pour les professionnels, à l’INA thèque pour les chercheurs.
Avec plus de 2 400 documentaires et programmes produits depuis 40 ans, l’INA a acquis une expérience et un savoir-faire uniques dans la construction du récit et le traitement visuel des archives.
L’INA concentre également des compétences d’expertise, une vocation d’observatoire des médias, au service de l’excellence et de l’innovation. Enfin, l’Institut est l’un des premiers centres de formation initiale et continue aux métiers de l’audiovisuel et des nouveaux médias et s’affirme comme un laboratoire de recherche et d’expérimentation.
Mission
Assurer l’assistanat de la délégation Ina Grand Est sur les missions d’information, de communication, de gestion administrative et commerciale.
A ce titre vous devrez :
1 – Assurer l’assistanat de la délégation :
- Assurer l’accueil physique du public (visiteur, prestataires, chercheurs, fournisseurs…) et l’accueil téléphonique ;
- Prendre des rendez-vous et organiser des réunions.
2 – Assurer un suivi des opérations de communication externe et interne en lien avec la Direction de la communication :
- Organiser et assurer le suivi des manifestations culturelles ;
- Alimenter la base reflex pour les opérations de communication ;
- Mettre à jour les fichiers contacts et mailing ;
- Participer aux salons, festivals et manifestations ;
- Représenter l’INA lors des colloques, des salons, des manifestations INA.
3 – Assurer la gestion administrative de la délégation en lien avec les Directions supports
- Établir et suivre les ordres de missions ;
- Centraliser les notes de frais avant transmission à la DAF ;
Instruire les dossiers des personnels et des stagiaires : suivi des actions de recrutement, formations etc… en lien avec la DRH ; - Gérer les demandes d’achats de fournitures ;
- Gérer les relevés mensuels des repas ;
- Suivre le budget de la délégation,
- Assurer un suivi des procédures financières et administratives de la délégation,
- Traiter les courriers, le classement et l’archivage.
4 – Assurer un suivi logistique lié aux locaux de la délégation, en relation avec le technicien, les fournisseurs (travaux de climatisation, de plomberie, d’électricité, de ménage…).
5 – Instruire et suivre les demandes entrantes en lien avec la responsable documentaire et le technicien :
- Gérer les commandes d’archives :
- Effectuer une recherche documentaire ;
- Elaborer des offres de tarifs, de devis, des contrats, des conventions ;
- Initier la demande dans Gescom puis dans le Workflow
- Gérer les inscriptions sur Inamediapro ;
- Traiter les commandes d’ayants-droit (Workflow) ;
- Mettre à jour les fichiers contacts (hubspot)
- Assurer une veille (environnement prospects, évènements, festivals…)
Profil recherché
Vous justifiez d’un diplôme supérieur Bac +2/3 en assistanat/secrétariat ou parcours professionnel admis en équivalence.
Compétences
- Maîtrise des techniques de secrétariat ;
- Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, PPT) ;
- Maîtrise des règles et procédures internes ;
- Bonne connaissance de l’entreprise ;
- Bonne connaissance des environnements et des acteurs institutionnels (collectivités locales et territoriales, villes, Drac, bibliothèques et médiathèques, acteurs de l’université et de l’enseignement secondaire) et privés dans le domaine de l’audiovisuel, des médias et de la culture ;
- Bonne connaissance et maîtrise des nouveaux médias.
Aptitudes
- Organisation, méthode, rigueur ;
- Capacité à prendre des initiatives ;
- Sens du reporting ;
- Sens du travail en équipe,
- Réactivité et gestion des priorités ;
- Force de proposition ;
- Capacités relationnelles ;
- Capacités rédactionnelles ;
- Adaptabilité ;
- Capacité de représentation de l’Institut ;
- Sens de la confidentialité.
Date de prise de fonction : Dès que possible
Rémunération selon profil et expérience
CDD 6 mois
Institut national de l’audiovisuel – Délégation Grand-Est
31 Rue Kageneck,
67000 Strasbourg
03 88 23 42 42