L’OEUVRE NOTRE DAME recrute un secrétaire assistant [F/H]

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l’Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d’un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

Collectivité à part entière, la Fondation de l’Œuvre Notre-Dame est administrée par la ville de Strasbourg. Son personnel est regroupé dans un service intégré à la Direction de la Culture de l’administration mutualisée de l’Eurométropole et de la ville de Strasbourg.

A l’origine créée pour récolter les fonds nécessaires à la construction de la cathédrale, la Fondation se consacre désormais à son entretien, sa conservation et sa restauration. Les travaux sont effectués par ses ateliers au sein desquels œuvrent des artisans appartenant à différents corps de métiers : tailleurs-ses de pierre, sculpteurs-trices, maçons-nes, forgeron-ne, menuisier-ère, appareilleurs-ses. Cette équipe met en œuvre les chantiers de conservation-restauration de la cathédrale sous l’autorité du responsable des ateliers et le contrôle de l’Architecte en Chef des Monuments Historiques.

La Fondation conserve par ailleurs un important fonds documentaire et d’archives, mémoire vive de l’histoire du monument, utilisé aussi bien par les chercheurs-ses extérieurs que les ateliers qui à leur tour contribuent à son enrichissement par le versement de la documentation issue des chantiers et des interventions.

Enfin, la Fondation gère un important patrimoine foncier bâti (immeubles locatifs, commerces) et non bâti (forêt, terres agricoles, vignes), exploite le circuit de visite de la plateforme de la cathédrale et développe des ressources nouvelles (produits dérivés, mécénat…) dont les revenus sont, pour l’essentiel, consacrés aux chantiers mais également à l’entretien de son patrimoine.

Sous l’autorité de la responsable ressources, vous assurez une mission générale d’assistant-e du service dont les axes principaux sont les activités en matière de ressources humaines, de gestion administrative courante et de secrétariat, de RIU, enfin, d’accueil physique et téléphonique des agents et des usagers. En binôme avec la régisseuse des recettes du service, vous assurez une mission dans le cadre de la régie liée à la vente de produits dérivés, aux dons, legs et mécénat.

Description des missions, activités :

Activités RH

  • Effectuer les mises à jour dans l’outil de gestion du temps, éditer les états de fin de mois.
  • Saisir les éléments RH dans l’outil Civi-RH (absences, horaires, congés maladie, éléments variables de paie).
  • Instruire les dossiers d’accidents du travail en application des directives de la DRH.
  • Assurer le suivi du classement des documents dans les dossiers individuels.
  • Traiter et suivre les demandes de stage et d’apprentissage et assurer le suivi des conventions.
  • Traiter les convocations aux jurys de recrutement.
  • Transmettre les ordres de missions des agents du service à la cellule déplacement du service Administration générale et ressources de la Direction de la Culture.
  • Transmettre les bulletins inscriptions aux formations des agents-es du service à la cellule RH du service Administration générale et ressources de la Direction de la Culture.
  • Accompagner et/ou remplacer la responsable ressources du service aux réunions organisées par la DRH et le RRH du service Administration générale et ressources de la Direction de la Culture.
  • Suivre l’actualité des réformes et accompagner leur mise en œuvre.

Activités Régie

  • Assurer la suppléance en cas d’absence du régisseur des recettes (ventes d’objet et régie plateforme).
  • Vendre les produits dérivés.
  • Contribuer à la gestion des stocks (récolement, commandes, stockage…).
  • Effectuer le suivi administratif des donateurs-trices et des mécènes (gestion du carnet d’adresses, reçus fiscaux…).

Activités de secrétariat et d’assistante du service

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique du service.
  • Assurer le secrétariat du chef de service et de la responsable ressources.
  • Gérer les fournitures de bureaux du service
  • Suivre et classer les courriers et les documents administratifs et juridiques du service.
  • Organiser les réunions et gérer les réservations des salles.
  • Participer à la rédaction des délibérations et suivre le circuit des signatures.
  • Participer et rédiger le compte rendu des réunions au réseau des assistantes du service Administration générale et ressources de la Direction de la Culture.
  • Gérer les réservations des visites de la plateforme et des ateliers et leur facturation.

Activités secondaires

  • Participer aux actions de promotion et de communication de la Fondation.
  • Assurer la mission de RIU.

Profil

  • CAP à bac secrétariat, gestion administrative ou RH apprécié.
  • Expérience d’assistanat dans un service public, en gestion RH ou en comptabilité publique exigée.
  • Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite.
  • Maîtrise des outils de suivi et de planification.
  • Connaissance du statut de la fonction publique territoriale.
  • Connaissance du fonctionnement d’une régie de recettes.
  • Connaissance des règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique.
  • Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook), pratique de logiciels spécifiques (OGST, Elise, AirsDélib, Civi-RH, Inser et Hannah, parapheur électronique, et/ou Coriolis) appréciée.
  • Pratique de l’anglais et/ou de l’allemand appréciée.
  • Capacité rédactionnelle.
  • Esprit d’initiative et autonomie.
  • Méthode, rigueur et organisation.
  • Disponibilité et adaptabilité.
  • Qualités relationnelles.
  • Discrétion et confidentialité.

Condition de travail et Environnement :

Localisation : 3 place du château.
Recrutement statutaire ou à défaut par voie contractuelle pour un an.

Avantages liés au poste :

  • Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
  • Prime de fin d’année.
  • Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration
  • Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
  • Chèques vacances sous conditions.
  • Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques…).

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. Toutefois, à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

N° annonce : E0798113651
Direction : Direction de la culture
Service : Oeuvre Notre-Dame
Grade : adjoint administratif territorial principal de 2ème classe à rédacteur
Date limite de dépôt des candidatures : 25/10/2020

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