Mission
En lien avec les activités des deux vice-présidences, l’assistant.e en gestion administrative et financière pilotera et exécutera le suivi administratif et financier nécessaires à la mise en œuvre du projet OPUS, au croisement des activités de Valorisation et de Sciences en Société de l’Université de Strasbourg. 2/4
Activités
- Gestion administrative
- Coordonner les aspects logistiques de la structure
- Participer et/ou assurer le suivi de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Gérer les activités de son domaine et rendre compte à l’aide de tableaux de bord (reporting)
- Accompagner la Responsable de projet dans ses activités (prise rdv, organisation de réunions, prise de notes…)
- Gestion financière
- Procéder aux opérations d’engagement, liquidation, mandatement
- Enregistrer les données budgétaires
- Contribuer à l’élaboration du budget et des budgets rectificatifs correspondant aux prévisions de recettes, de dépenses, de reports de crédits selon les règles de l’établissement ; mettre en œuvre et réaliser ces différentes opérations
- Procéder à la justification financière du contrat OPUS avec le bailleur financier
- Collecter, classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables
- Concevoir et appliquer des procédures internes en gestion financière, budgétaire et comptable
- Suivre l’évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables de l’établissement
- Établir, à partir du système d’information de l’établissement (SIFAC-produit SAP), les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité
- Ressources humaines
- Mettre en œuvre le dispositif de demande de recrutement au sein de l’établissement (outil ARC)
- Réaliser le fonds documentaire en lien avec la DRH permettant la mise en œuvre du contrat de travail, de la paye et de la gestion RH du personnel
Compétences
- Connaissances
- Finances générales (droit public)
- Système d’information financier et comptable (SAP)
- Méthode de montage budgétaire
- Comptabilité analytique
- La connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique serait un plus
- Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Compétences opérationnelles
- Analyser les données financières et comptables
- Renseigner les indicateurs de performance
- Assurer le suivi et exécuter la dépense et la recette
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Compétences comportementales
- Sens de l’organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Réactivité
- Capacité d’adaptation
- Travail en équipe
- Capacité d’analyse et de synthèse, capacité de proposition d’amélioration de procédures internes à l’équipe OPUS 5.
Environnement et contexte de travail
Descriptif du service
Le projet “Open University of Strasbourg (OPUS)” a pour ambition de transformer l’Université de Strasbourg pour en faire une Université Globale (Global University) ouverte sur le monde socio-économique et sur la société, en capacité de retirer un maximum de ressources de son environnement, mais aussi en capacité de le transformer. En facilitant l’accès à l’innovation, en encourageant la diffusion et le partage du savoir, l’Université de Strasbourg souhaite pousser plus loin ses actions dans une logique d’ouverture et de co-construction pour et par la société.
Devant se déployer sur une durée de 8 ans, le projet OPUS vise ainsi à la définition de stratégies communes et de projets communs fédérant les mondes socio-culturels et socio-économiques.
Cette volonté se matérialise à différents niveaux par:
- Un pôle‐service doté de ressources financières et humaines pour coordonner l’action
- Une nouvelle approche méthodologique basée sur la co‐construction de la stratégie et des projets entre acteurs académiques et non académiques –
- la création d’un laboratoire citoyen (citizen lab), lieu de co-construction citoyenne –
- la création de tiers lieux qui seront autant d’espaces de co-construction applicative
- la création et l’animation d’un Conseil de développement partenarial et de réseaux au niveau du site alsacien, régional et transfrontalier, qui seront des lieux de définition de la stratégie du territoire.
Relation hiérarchique
L’assistant.e en gestion administrative et financière, placé/e sous la responsabilité de la Responsable du projet OPUS, travaillera en étroite collaboration avec les chargés de mission de deux VP porteurs du projet ainsi que les parties prenantes des services concernés par le projet.
Situation du poste dans l’organigramme
L’assistant.e en gestion administrative et financière du projet OPUS est placée sous la responsabilité opérationnelle de la responsable de projet OPUS et de la responsabilité politique conjointe de deux Viceprésidents, le 1er vice-président relations avec le monde socio-économique et le vice-président Culture, sciencesociété et actions solidaire
Environnement de travail
L’exercice du poste se fera sur le campus central de l’Université de Strasbourg.
Profil souhaité
Le/la candidat/e doit être de formation BAC +3 minimum (ou BAC+2 avec expérience), profil administration et gestion, qualité, ou généraliste bénéficiant de l’expérience nécessaire dans les domaines cités ci-dessus.
Conditions particulières d’exercice
- Contraintes de délais à respecter
- Travail prolongé sur écran
Contact(s) pour renseignements sur le poste (identité, qualité, adresse mail, téléphone) : Emeline Dufrennoy, Responsable du projet OPUS – Open University of Strasbourg Tél. 06 75 35 69 69 – Mail : Dufrennoy@unistra.fr