L’UNIVERSITÉ DE STRASBOURG recrute un chargé de communication – chargé des événements [F/H]

Mission

Les missions du poste sont de :

  • Concevoir et réaliser les événements institutionnels et protocolaires de l’Université de Strasbourg
  • Assurer un rôle de conseil en la matière
  • Assurer le pilotage de l’activité événementielle du service

Activités

Activités principales

  • Conception événementielle 
    • Concevoir des plans de communication événementiels répondant aux objectifs de communication de l’établissement : définir les objectifs, les cibles, les messages et construire une « fiche événement »
    • Proposer des déroulés d’événements répondant à ces objectifs
    • Conseiller les commanditaires en matière d’ingénierie ou de logistique événementielle
  • Organisation événementielle 
    • Définir les besoins pour chaque événement : matériels, techniques, logistiques, financiers, humains…
    • En déduire un rétro-planning puis veiller à son bon respect
    • En déduire des cahiers des charges de prestations et solliciter des devis auprès des prestataires internes ou externes
    • Veiller à la bonne réalisation des différentes prestations et à leur suivi financier
    • Créer des invitations en ligne et suivre les inscriptions
    • Faire le lien avec les services de communication des partenaires impliqués dans les événements
    • Assurer l’organisation matérielle, logistique humaines et festive des manifestations, en lien avec le cabinet de la présidence de l’université
    • Coordonner les différents acteurs de l’événement en veillant au respect du périmètre de chacun
    • Assurer le suivi budgétaire des événements
    • Suivre la conception et assurer la diffusion des documents ou supports de communication associés aux événements
    • Vérifier la conformité des prestations le jour J et veiller au bon déroulement de l’événement
    • Evaluer quantitativement et qualitativement les événements réalisés, rédiger des bilans
  • Pilotage de l’activité événementielle
    • Participer à la conception d’une stratégie événementielle pour l’établissement
    • Proposer une planification annuelle des événements
    • Gérer le circuit de prise en charge des demandes, les processus de travail et les procédures liés à l’organisation des événements institutionnels ou protocolaires
    • Assurer le reporting sur l’activité événementielle auprès du/de la responsable du pôle et de la direction du service et alerter le cas échéant
    • Gérer les budgets associés à chaque événement (pas de budget global pour l’instant)
    • Proposer des indicateurs pertinents d’évaluation
  • Réalisation d’outils de communication
    • Proposer, concevoir et assurer la réalisation de supports de communication on-line et off-line liés aux événements (en particulier : vidéos, invitations, programmes, flyers…) en lien avec les commanditaires et les prestataires internes et externes
    • Suivre la réalisation de ces outils, de la commande (rédaction de brief, de script vidéo…) à la mise en œuvre opérationnelle (suivi de tournage, modifications des supports événementiels…)
    • Rédiger et adapter les différents contenus, assurer leur cohérence, suivre les plannings et les budgets
    • Proposer et mettre en œuvre des outils d’évaluation des actions mises en œuvre
  • Pilotage de la gamme d’objets promotionnels
    • Ajuster la gamme d’objets proposés dans la boutique de l’Université de Strasbourg
      • Analyser les besoins, définir les objectifs d’image et s’informer des tendances pour proposer une gamme d’objets promotionnels pertinente
      • Suivre la réalisation des objets (proposition des messages, design) et le contrôle de leur qualité en lien avec les prestataires
    • Proposer des objets spécifiques à certains événements en phase avec les objectifs de communication, le budget et les délais et assurer le suivi de leur réalisation

Activités associées

  • Participer à la structuration du pôle, à son animation, formuler des avis ou des préconisations sur les dossiers en cours
  • Réaliser ou sous-traiter et assurer le suivi de réalisation de supports de communication en lien avec l’activité événementielle ou tout autre dossier du pôle projets
  • Répondre aux demandes d’information écrites ou orales
  • Gérer une base de données de contacts
  • Faire de la veille sur les innovations en matière événementielle
  • Gérer, diffuser et archiver les informations électroniques ou imprimées

Compétences

  • Savoir sur l’environnement professionnel
    • Connaissance générale des sciences de l’information et de la communication
    • L’environnement de la recherche et de l’enseignement
    • L’organisation et le fonctionnement des établissements publics
    • Les missions et les priorités de l’Université de Strasbourg
    • Les règles déontologiques, éthiques, juridiques de la profession (copyright, droit d’auteur)
  • Savoir-faire opérationnel
    • Rechercher des partenaires techniques ou financiers
    • Hiérarchiser les priorités
    • Utiliser les outils de publication (PAO) et logiciels appropriés en traitement de texte, et d’images
    • Analyser les attentes des utilisateurs
    • Travailler en équipe avec les services demandeurs
    • Entretenir des relations de partenariats internes et externes
    • Répondre avec réactivité aux sollicitations urgentes en matière de communication
    • Savoir respecter et faire respecter les délais propres à un projet
    • Organiser tous les aspects logistiques et techniques, prévoir les timings adaptés
  • Savoir-faire comportemental
    • Sens de l’organisation
    • Sens du travail en équipe
    • Réactivité
    • Disponibilité
    • Diplomatie
    • Capacité d’écoute et d’analyse
    • Qualités relationnelles
    • Rigueur dans la conduite de projet
    • Capacité d’adaptation à la demande et à l’imprévu

Environnement et contexte de travail

Descriptif du service

  • Nom du service : Service de la communication
  • Nombre d’agents du service : 21
  • Nombre d’agents à encadrer : néant, à l’exception de vacataires étudiants lors d’événements (missions ponctuelles)

Lieu d’exercice

  • Institut de physique, 3-5 rue de l’Université à Strasbourg

Relations hiérarchiques

  • Sous l’autorité hiérarchique du/de la responsable du pôle Projets Relations fonctionnelles
  • Forte relation fonctionnelle avec le Cabinet de la présidence
  • Interaction avec l’ensemble du service communication
  • Interaction avec services, composantes et laboratoires de l’université
  • Prestataires internes et externes
  • Etablissements partenaires

Contraintes particulières

Disponibilité : horaires variables en fonction des événements

 

Catégorie (A, B ou C) : A
Grade : Assistant ingénieur (ASI) UFR, Direction, Service : Service de la communication

Contact(s) pour renseignements sur le poste (identité, qualité, téléphone)
Lucie GONIN
Tel : 03 68 85 13 96
mail : lucie.gonin@unistra.fr

Branche d’activité professionnelle – BAP BAP F – Culture, Communication, Production et diffusion des savoirs

Emploi type Chargé.e de communication
Fonction exercée Chargé(e) des événements
Responsabilité éventuelle (si ouvrant droit à NBI, précisez le nombre de points)
Situation du poste dans l’organigramme
Le poste se situe au sein du pôle Projets du Service de la communication.

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